Pořadatel: Prague Car Festival, s.r.o. (dále jen PCF), Velešínská 650, 199 00 Praha 9, IČ: 07215886
Vystavovatel: právnická nebo fyzická osoba, které PCF potvrdila účast na výstavě
Místo konání: PVA EXPO PRAHA, Beranových 667, Praha 9 – Letňany

Časový harmonogram výstavy
Registrace vystavovatelů a instalace expozic
25. října - 8:00-20:00 hodin

Otevírací doba pro vystavovatele (pro návštěvníky)
26. října - 8:00-19:00 hodin (10:00-18:00 hodin)
27. října - 9:00-18:00 hodin (10:00-17:00 hodin)

Deinstalace expozic
27. října - 17:00-22:00 hodin

Článek 1. – Základní podmínky účasti vystavovatelů na veletrhu
1. Základní podmínkou účasti na veletrhu je doručení řádně vyplněné a podepsané Závazné přihlášky k účasti firmy na veletrhu (dále jen Závazná přihláška). Po jejím obdržení zašle pořadatel vystavovateli potvrzení o jejím přijetí.

2. Podpisem Závazné přihlášky se vystavovatel zavazuje dodržovat tyto Obchodní podmínky a Technické podmínky pro účast vystavovatelů na výstavě.

3. Vystavované exponáty a nabízené služby musí být v souladu s oborovým členěním výstavy

4. Služby spojené s účastí na výstavě vystavovatel objedná samostatnými objednávkami on-line.

5. Vystavovatel nesmí likvidovat exponáty a expozici před ukončením výstavy.

Článek 2. – Platební podmínky
1. Po obdržení Závazné přihlášky zašle PCF zálohovou fakturu na nájem za objednanou výstavní plochu.

2. Po uzávěrce objednaných technických služeb bude vystavovateli zaslána zálohová faktura na objednané služby spojené s nájmem výstavní plochy. Úhrada této zálohové faktury je podmínkou pro realizaci objednávky technických služeb.

3. Konečná faktura s odečtením záloh bude zaslána až po ukončení výstavy.

4. V základní ceně nájmu je zahrnuto:
– nájemné za výstavní plochu po dobu montáže, průběhu výstavy a demontáže
– zařazení do orientačního systému výstavy
– dva vystavovatelské průkazy pro firmy s objednanou plochou do 15 m²
– pět vystavovatelských průkazů pro firmy s objednanou plochou 16 až 30 m²
– jeden vystavovatelský průkaz za každých započatých 10 m² přesahujících plochu 30 m²
– montážní/demontážní průkazy pro realizační týmy umožňující vstup (vjezd) do areálu

5. V základní ceně nájmu není zahrnuto:
– obvodové stěny stánku, jiné vybavení, stěny sousedních stánků
– poplatek za spoluvystavovatele
– parkování uvnitř areálu v době výstavy

6. Storno podmínky
Zruší-li vystavovatel svoji účast na výstavě, je povinen uhradit následující storno poplatky (smluvní pokuty):
– 20 % z celkového sjednaného nájemného při zrušení Závazné přihlášky v termínu
více než 91 dnů před zahájením výstavy
– 50 % z celkového sjednaného nájemného při zrušení Závazné přihlášky v termínu
od 31 do 90 dnů před zahájením výstavy
– 100 % z celkového sjednaného nájemného při zrušení Závazné přihlášky v termínu
do 30 dnů před zahájením výstavy
Storno poplatky platí i v případě, sníží-li vystavovatel velikost objednané výstavní plochy. Povinnost úhrady storno poplatků má vystavovatel, kterému byla potvrzena účast na výstavě dle čl. 1, odst. 1, i v případě, že neuhradil zálohovou ani jinou fakturu. Zrušení účasti vystavovatele na veletrhu musí mít vždy písemnou formu.

7. Za každou další firmu, kterou bude vystavovatel prezentovat ve své expozici (předvedením exponátů, panelem, firemním logem, názvem firmy, prospekty, videoprogramem apod.), je vystavovatel povinen uhradit poplatek spoluvystavovatele. Firma takto řádně zaregistrovaná bude v plném rozsahu jako vystavovatel uvedena v Katalogu výstavy. V případě porušení této zásady bude vystavovatel povinen uhradit poplatek spoluvystavovatele a smluvní pokutu ve výši poplatku, a to kdykoliv v průběhu veletrhu.

8. Veškeré ceny jsou uváděny bez DPH.

Článek 3. – Výstavní plocha
1. PCF pronajímá krytou výstavní plochu bez zařízení s možností přivedení el. energie, vody s odpadem, telefonu a úklidu, příp. dalších služeb na základě objednávky. Podmínkou předání objednané výstavní plochy je uhrazení veškerých dosud splatných plateb souvisejících s účastí na veletrhu.

2. PCF dále pronajímá venkovní výstavní plochu na vymezených volných plochách výstaviště. (POZOR – u venkovních stánků je potřeba počítat s přesahem střechy stánku nad stánkem – střecha nesmí zasahovat do sousední plochy).

3. Minimální velikosti výstavních ploch jsou uvedeny v Závazné přihlášce.

4. PCF má právo po dohodě s vystavovatelem na zmenšení objednané plochy a na změnu jejího tvaru. PCF si však vyhrazuje právo na změnu umístění výstavní plochy. Pokud není sjednaná výstavní plocha z důvodů zaviněných ze strany PCF vystavovateli k dispozici, má vystavovatel nárok na vrácení uhrazeného nájemného a uhrazené ceny za objednané služby. Požadavky na náhradu případných škod vzniklých vystavovateli z tohoto důvodu PCF neakceptuje a nehradí.

5. Výška hal, zatížení podlah – umožňuje u omezeného počtu expozic realizaci dvoupodlažních stánků, stejně jako výškových dominant. Využitelná výška se pohybuje od 3,0 do 8,0 m – dle konkrétního umístění expozice. Výška návozových vrat do hal se pohybuje v rozmezí od 3,5 m do 5 m v závislosti na hale. Podlaha hal na délku je ve sklonu 1/140. Při zatížení vyšším než 1 500 kg/m2 je nutno tuto skutečnost projednat s PCF .

6. Pokud si vystavovatel sám nezajistí stánek nebo si jeho realizaci neobjedná u PCF, bude mít k dispozici pouze neohraničenou objednanou výstavní plochu. Vystavovatel je povinen dodržovat rastr výstavní plochy, tzn. půdorysně nepřesahovat vyměřenou plochu, a to ani v případě vysunutých výškových dominant.

7. Rastr výstavních ploch se zakreslením svého umístění obdrží vystavovatel po uhrazení všech splatných plateb a po konečném zpracování Závazných přihlášek.

8. Architektonická koncepce ve výstavních halách počítá s realizací klasického pravoúhlého výstavního rastru, v němž budou k dispozici plochy pro expozice:
– řadové, s volnou čelní stranou
– rohové, se dvěma stranami otevřenými – obchozími
– poloostrovní, se třemi stranami otevřenými – obchozími
– ostrovní, s volnými všemi čtyřmi stranami

9. Vystavovatel je povinen opustit výstavní plochu po demontáži ve stavu, v jakém byla před zahájením montáže. Jakékoli zničení, poškození či nadměrné znečištění je vystavovatel povinen uhradit dle skutečně vzniklých nákladů při odstraňování škod (znečištění).

10. Vystavovatel není oprávněn pronajatou výstavní plochu dále pronajímat třetí osobě.

11. Vystavovatelé jsou povinni dodržovat čas příchodů a odchodů z výstavních prostor.

Článek 4. – Pojištění odpovědnosti za škodu
1. PCF neodpovídá vystavovatelům ani jejich spoluvystavovatelům za ztrátu, zničení nebo jakékoliv poškození věcí vnesených vystavovatelem do pronajatých prostor (tj. exponátů, vybavení a zařízení stánků, obalů, balicích materiálů apod.), a to bez ohledu, zda ztráta, zničení nebo jiné poškození vznikly při montáži, demontáži, dopravě či v průběhu výstavy.

2. Účast na výstavě je na vlastní riziko vystavovatele. Vystavovatel nebude činit PCF zodpovědnou za jakékoliv požadavky třetích stran na náhradu škod vzniklých jako důsledek účasti vystavovatele na veletrhu.

3. Doporučujeme, aby měl každý vystavovatel uzavřenou po celou dobu veletrhu pojištění na odpovědnost za škodu.

Článek 5. – Bezpečnost, technicko-požární předpisy, energetické předpisy a směrnice pro provoz dočasné elektroinstalace
1. Vystavovatel je povinen dodržovat v průběhu montáže, po celou dobu konání výstavy a demontáže bezpečnostní, hygienické, protipožární, ekologické a další obecně závazné právní předpisy a vnitřní normy platné v PVA EXPO PRAHA a zásady manipulace s veškerým technickým zařízením a hořlavinami. Dále je povinen respektovat příslušné protipožární předpisy platné pro jednotlivé výstavní prostory a pokyny odpovědných pracovníků požární asistenční služby a pracovníků PCF.

2. Vystavovatel nesmí ve své expozici ani v prostoru výstaviště skladovat nebo používat žádné hořlavé látky, výbušniny, jedy a jiné zdraví škodlivé látky.

3. Po dobu konání výstavy i při její montáži a demontáži platí ve všech krytých prostorách areálu zákaz kouření a manipulace s otevřeným ohněm.

4. Vystavovatel odpovídá za stav elektroinstalace příslušného stánku (expozice) včetně stavu elektrospotřebičů. Elektroinstalační práce může provádět pouze osoba s platným oprávněním k této činnosti.

5. Vystavovatel je povinen používat k chůzi vyhrazených cest a komunikací. Únikové cesty, prostory u elektrických rozvaděčů, uzávěrů vody, vnitřních odběrních míst (hydrantů) je vystavovatel povinen udržovat volné.

6. Vystavovatel je povinen dodržovat hlavní zásady bezpečnosti chování v blízkosti manipulačních vozíků.

Článek 6. – Základní podmínky realizace stánku
1. Stavba stánku je nabízena a realizována společností PCF. Vystavovatel, který si stavbu stánku zajišťuje sám a nikoliv prostřednictvím PCF, je povinen předložit půdorys a čelní pohled stánku s vyznačením výškových dominant a zakótováním umístění přívodu energií ke schválení PCF nejpozději do 30 dnů před zahájením výstavy.

2. Vystavovatel je povinen si zajistit realizaci obvodových stěn (s výjimkou stánků s ostrovním umístěním) své expozice v min. výšce 2,5 m.

3. Vystavovatel je povinen dodržovat Technické podmínky PCF pro účast vystavovatelů na výstavě.

4. Vystavovatel odpovídá za stavební a technické provedení stánku a odpovídá tak za případné škody na majetku a zdraví způsobené nevhodným provedením stánku.

Článek 7. – Prezentace vystavovatele
1. Vystavovatel je oprávněn propagovat své výrobky či služby pouze na vlastní expozici. Vystavovatel svojí prezentací nesmí rušit nebo omezovat okolní expozice.

2. Umísťování jakýchkoliv reklamních či propagačních materiálů mimo vlastní expozici je povoleno pouze po předběžném písemném projednání s PCF a za úplatu, která není součástí nájemného za výstavní plochu.

3. PCF je oprávněna zakázat, resp. odstranit na náklady vystavovatele veškerou reklamu, která neodpovídá výše uvedeným podmínkám nebo která podporuje fašismus, rasovou, náboženskou či jinou nesnášenlivost nebo snižující lidskou důstojnost.

4. V průběhu veletrhu je povoleno provozování audiovizuálních, hudebních, tanečních a jiných produkcí pouze za předpokladu, že touto produkcí nebudou ostatní vystavovatelé rušeni. K produkci je vystavovatel povinen vyžádat si souhlas příslušného kolektivního správce autorských práv (zejména OSA, INTERGRAM). Hladina hluku za hranicí stánku nesmí překročit hodnotu povolenou právními předpisy.

5. Veškeré produkce způsobující nadměrný hluk, prach, zplodiny, otřesy, ohrožující bezpečnost návštěvníků či ostatních vystavovatelů nebo rušící veletržní provoz je PCF oprávněna zakázat a požadovat po vystavovateli smluvní pokutu ve výši 5 000 Kč.

Článek 8. – Termín přihlášek a objednávek
1. Závaznou přihlášku, Objednávku technických služeb, Objednávku výstavby stánků, případně další objednávky je nutno zaslat na adresu PCF on-line na předem dohodnutou adresu do stanovených termínů jednotlivých uzávěrek.

2. PCF zašle potvrzení o přijetí každé výše jmenované objednávky. 

Článek 9. – Závěrečné ustanovení
1. Veškeré požadavky a změny ze strany vystavovatele je nutné po předchozí dohodě s PCF zaslat písemně do PCF. Veškeré stížnosti ze strany vystavovatele vůči PCF po dobu montáže a průběhu veletrhu musí být předloženy písemně PCF do konce výstavy, po dobu demontáže do jejího skončení.

2. Tyto Obchodní podmínky jsou nedílnou součástí Závazné přihlášky k účasti firmy na výstavě.